Prioriteiten stellen maakt je succesvol

Heb jij ook last van uitstelgedrag, ondanks de time-managementcursussen die je volgt en apps die je gebruikt om je to do-lijstjes te managen? Het zijn symptomen van gebrek aan het stellen van prioriteiten. En dan zorgen zaken als sociale media, de telefoon en WhatsApp tegenwoordig ook nog eens voor flink veel ruis. Het gevolg is dat je je laat leven, je agenda door anderen laat vullen en de hele dag alleen maar bezig bent met reageren op wat er op je af komt. Je bent onderdeel geworden van de agenda van iemand anders. Hoe voorkom je dit? Stel prioriteiten, zo simpel is het.

Eisenhowers kwadranten

Een simpel model om prioriteiten te stellen is afkomstig van de Amerikaanse president Eisenhower. Het werd later succesvol gejat door managementgoeroe Stephen Covey. Het gaat uit van twee vragen: wat is belangrijk en wat niet? En wat is urgent en wat niet? Dat levert vier kwadranten op: van belangrijk en urgent tot onbelangrijk en niet urgent. En daar kan je al je werkactiviteiten in onderbrengen.

Prioriteiten stellen - Eisenhower kwadrant

Urgentie

Kantoorwerk creëert veel urgentie, maar ook veel nepurgentie. Urgentie is per definitie korte termijn, dus dat betekent dat veel mensen zich alleen maar bezighouden met dingen die nu, ad hoc moeten gebeuren. Het moet gisteren af, hoor je dan. Urgentie heeft meestal te maken met deadlines, dus de eerste vraag die je jezelf moet stellen is: is dit een echte deadline? En wiens deadline is het, die van mij of van een ander? Gebruik bijvoorbeeld de uitspraak eens: gebrek aan planning van jouw kant betekent niet spoed van mij. Benieuwd hoe de mensen gaan reageren.

Nepurgentie

Neem het voorbeeld van de klant die belt en roept dat het project morgen af moet. Meestal loont het om dan even door te vragen. Dan blijkt meestal dat het helemaal niet zo urgent is, en dat het ook volgende week kan. Kortom: kijk uit voor nepurgentie.

Kwadranten managen

Het spreekt vanzelf dat je je met belangrijke dingen bezig wilt houden. Probeer dus weg te blijven uit kwadrant III (onbelangrijk, urgent), waar veel vergaderingen en telefoongesprekken onder vallen die niet echt belangrijk zijn maar wel een urgente signaalkleur hebben in de gedeelde agenda. En blijf vooral weg uit kwadrant IV (onbelangrijk, niet urgent), wat vooral tegenwoordig een tijd- en energieslurpend zwart gat is, met Facebook, Angry Birds en vul je favoriete timewaster maar in.

Prioriteiten stellen

Traditioneel was de oplossing voor veel afleidingen om de deur van je kantoor dicht te doen en geconcentreerd aan het werk te gaan. In dit tijdperk van de kantoortuin is je koptelefoon je beste vriend. Maar aangezien de meest hardnekkige afleiding tegenwoordig uit onze computer komt, zul je rigoureuzere maatregelen moeten nemen. Ga een dag thuis werken. Zet je wifi uit. Whatever it takes. Als je maar af en toe de onbelangrijke dingen kan buitensluiten. En dat begint met… inderdaad, prioriteiten stellen en daarnaar handelen.

Doe aan brandpreventie

De uitdrukking voor belangrijke, urgente dingen (kwadrant I) is brandjes blussen. De kunst is om tijd te maken voor brandpreventie (kwadrant II), zodat je in de toekomst minder brandjes hebt die geblust moeten worden. Zorg dat je tijd vrijmaakt voor strategisch nadenken, in plaats van alleen maar tactisch manouvreren. Of zoals George Bernard Shaw ooit stelde: Few people think more than two or three times a year; I have made an international reputation for myself by thinking once or twice a week. Dus… leer je uitstelgedrag af en geef aandacht aan je strategische prioriteiten.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*
*
Stuur mij een e-mail als er vervolgreacties zijn.
Stuur mij een e-mail als er nieuwe berichten zijn.