Uitstelgedrag aanpakken. Tips voor jou en je team.

We weten allemaal dat uitstel gemakkelijke dingen moeilijk maakt en moeilijke dingen nog moeilijker. Waarom is het dan zo lastig om iets te doen aan uitstelgedrag?

Uitstelgedrag binnen teams en teamenergie

Uitstelgedrag zorgt ervoor dat taken niet worden uitgevoerd. En dat kost productiviteit. Maar niet alleen dat; het gaat vaak ook ten koste van de sfeer binnen een team. Het uitblijven van voortgang en zichtbare resultaten in combinatie met irritaties over en weer over uitstelgedrag zorgt voor ongemak en negativiteit.

Binnen het TeamenergieModel is uitstelgedrag een van drie kenmerken van Ongemak-energie. De andere twee zijn veel klagen en mopperen en een vaste, berustende mindset: ‘zo werken we nu eenmaal hier’.  Ongemak kan lang blijven bestaan binnen een team. Vaak is ongemak ‘uitzitten’ voor een team makkelijker dan het aanpakken en oplossen. En al die tijd gaat er onnodig energie verloren.

Tips tegen uitstelgedrag binnen je team

Perfecte teams en teamleden bestaan niet. Maar je kunt wel altijd kijken naar verbeterkansen en dat geldt zeker voor het aanpakken van uitstelgedrag. Uiteraard hangt dat aanpakken nauw samen met de oorzaak van ongemaksenergie binnen een team en het uitstelgedrag dat daar uit voort komt.

Maar deze tips kunnen jou en je team misschien helpen:

1. Maak als team regelmatig een Uitstel Top 3
   Inventariseer welke acties het meest worden uitgesteld. Een indicatie voor veelvuldig uitgestelde acties zijn agenda’s van vergaderingen: zie je daar vaak dezelfde punten terugkomen?
2. Ga met elkaar in gesprek
   Probeer samen te achterhalen welke overtuigingen en aannames er rond vaak uitgestelde acties spelen. Denken teamleden dat het weinig zin heeft om deze acties uit te voeren? Zijn er andere belemmeringen?
3. Zorg voor overzicht
   Als er veel activiteiten van een team verwacht worden, raakt het overzicht al snel zoek. Er gebeurt veel met een overload aan werk en informatie. Teamleden werken in verschillende tijdszones en op verschillende plekken. Of er zijn andere elementen die zorgen voor ruis op de lijn. Daardoor raakt het overzicht zoek en is het moeilijker om taken te prioriteren.
4. Creëer eigenaarschap
   Als bepaalde taken veelvuldig uitgesteld worden, kan het zijn dat het ontbreekt aan eigenaarschap. Mensen of afdelingen spelen elkaar de bal toe. Door met elkaar te bepalen wie eindverantwoordelijk is, ontstaat duidelijkheid waardoor taken sneller opgepakt worden.

Tips tegen uitstelgedrag bij jezelf

Misschien behoor jij tot de gedisciplineerde groep mensen die ’s ochtends eerst begint met de taken waar ze tegenop zien en stel je zelden of nooit iets uit. Chapeau!

Maar waarschijnlijker is het dat je uitstelgedrag ook bij jezelf ziet. Hoe ga je daar dan mee om? Enkele tips om uitstelgedrag bij jezelf tegen te gaan:

1. Breng in kaart welke activiteiten je geneigd bent uit te stellen

Kijk vervolgens welke patronen of acties daar bij horen. Ga je eerst andere nuttige dingen doen? Of juist dingen die niet zo nuttig maar wel leuk zijn? Stel je deze activiteiten uit tot het laatste moment, omdat je denkt dat je onder druk van de deadline beter presteert? Of is er een andere reden waarom je sommige taken eigenlijk altijd uitstelt? Kun je iets aan die oorzaak doen? Of is het misschien mogelijk dat iemand anders die taken van je overneemt?

2. Splits een taak waar je tegenop ziet op in kleinere deeltaken

Na afronding van iedere deeltaak ben je in ieder geval tevredener dan wanneer je niets doet en mogelijk pak je vervolgens meteen de volgende deeltaak er alweer bij.

3. ‘Eat the frog’

Dit productiviteitsprincipe gaat er vanuit dat je de dag start met de klus waar je het minst zin in hebt of de klus die het meest impact geeft als je hem gedaan hebt. De voldoening en positiviteit die dat oplevert zorgt dat je de rest van de dag met meer plezier werkt.

4. Zet afleidingen uit

Juist als je iets moet doen waar je niet zoveel zin in hebt, ben je vatbaarder voor afleidingen. Even mailtjes, appjes of social media checken is op deze momenten extra verleidelijk. Maar hiermee bepalen anderen jouw dag, waardoor je sneller een ontevreden gevoel krijgt over hoe je dag én die ene taak verloopt.

5. Vermijd multitasken

Multitasken is een illusie en maakt je vaak onnodig gestrest.

6. Zorg voor overzicht

Als je geen goed overzicht hebt van de taken die je echt vandaag, deze week of deze maand te doen hebt, start je vaak met de verkeerde taken. Overzicht krijg je met een planning waarin iedere to-do een plek in je agenda krijgt en door in een opgeruimde omgeving te werken.

7. Accepteer dat uitstelgedrag er af en toe bij hoort

Je bent een mens, geen machine. Wees allereerst vergevingsgezind naar jezelf en kijk daarna nog eens of bovenstaande tips je kunnen helpen.

Over de auteur

• 5 december 2024
/ door
• Cees van der Zwan

Mijn focus ligt bij ontwikkeling. Van teams, organisaties en van medewerkers. Ik ben praktisch, schakel tussen theorie en praktijk en tussen het hier-en-nu en morgen. Ik probeer mensen uit te nodigen en uit te dagen om hun sterke kanten en passie in te brengen.