Pas op voor de collectieve team burn-out

Als teams gaan stretchen …. 

We herkennen allemaal de situatie waarin teams, tijdelijk, extra taken krijgen en/of te maken hebben met piekbelasting. Of het nu de jaarafsluiting is die tijdelijk extra energie vraagt van de financiële administratie, of een marketingactie waarvoor het team PR en Communicatie alle zeilen moet bijzetten of het verhogen van de productie in de fabriekshal, het zijn allemaal voorbeelden van een extra opgave voor een team. In veel gevallen gaat het om een tijdelijke situatie. De mouwen worden opgestroopt, er wordt overgewerkt, soms worden er tijdelijk extra krachten ingehuurd. Teams pakken deze extra uitdagingen gemotiveerd en met veel energie op en nadat de ‘klus’ is geklaard, wordt er afgeschaald naar de normale bezetting en naar reguliere werkuren. Dit stretchen kunnen teams lang volhouden, maar alleen als herstel na de inspanning mogelijk is. 

De versnellingsvalkuil  

Teams waar het incidenteel stretchen geleidelijk overgaat in een meer structurele opstapeling van projecten, extra taken en veranderingen lopen een groot risico. Er wordt niet meer afgeschaald; er wordt niet meer teruggegaan naar de ‘normale’ werksituatie. De extra werkdruk is het nieuwe normaal. Er is minder ruimte, of zelfs helemaal geen ruimte meer om ‘bij te tanken’ en te herstellen van de extra inspanningen. Er ontstaat brandgevaar. Werd het tijdelijke, extra werk nog gedaan vanuit een gevoel van ‘dit kunnen we en gaan we met elkaar doen’; als het tijdelijke structureel wordt komt het team in de gevarenzone. Ook wel de  ‘versnellingsvalkuil’ genoemd.

Team burn-out

In deze licht ontvlambare situatie hoeft er ‘maar iets’ te gebeuren of de ’tent staat in de fik’. Hardvochtige en langdurige pogingen om teams te laten versnellen c.q.  verandering op verandering te stapelen, zonder momenten van temporiseren of op adem komen, kunnen leiden tot een collectief burn-out. En die burn-out raakt niet alleen het team zelf. Diverse studies laten zien hoe een collectief burn-out, zelfs zonder direct contact tussen verschillende teams, kan overspringen van het ene naar het andere team in een organisatie. In onderstaande afbeelding is dit afgebeeld in de oranje zone.

Teamontwikkelmodel Cees van der Zwan

Harder werken, werkt niet meer. 

Teams langdurig overvragen, het stapelen van uitdagingen en projecten en continu elkaar opvolgende veranderingen (zoals in de zorg en het onderwijs), eisen hun tol. Zelfs als iedereen achter de veranderingen staat. De kwaliteit van de interactie en de mate waarin teamleden met elkaar in verbinding zijn verandert. Extra werk en toenemende hectiek leiden tot onbehagen, stress en onrust. De sfeer verschiet van kleur. De verbinding tussen teamleden wordt schraal en sober. Alleen het hoogstnoodzakelijke wordt nog gedeeld. Soms gaat een team zo ver in hun streven om alles voor elkaar te krijgen dat er uiteindelijk geen verbinding meer is. Ieder werkt op z’n eigen eiland en je hoort op de werkvloer uitspraken als ‘ik spreek mijn collega’s eigenlijk nooit meer’, of ‘ik weet niet wat mijn collega’s aan het doen zijn’. 

De gevaren van je team in ‘overleefstand’

Teamleden komen hier alleen te staan terwijl het werk blijft toenemen. De standaard reactie daarop is (nog) harder werken. Het wij-of teamgevoel brokkelt hier snel af. Teams komen in een neerwaartse spiraal en uiteindelijk in de ‘overleefstand’ terecht. Een stand waarbij ieder teamlid voor zich hard, knetterhard, werkt maar er geen ruimte meer is (wordt ervaren) om samen te werken. Als er al gesprekken zijn met andere teamleden verlopen die moeizaam en is de sfeer gespannen. Dit terwijl we allemaal op onze horloges kijken en liever hebben dat de overlegmomenten zo kort mogelijk duren. Gesprekken kosten dan tijd en energie, die er beide niet zijn. Het leidt er mede toe dat gesprekken uit de weg worden gegaan. De keuze van samen doen is er al niet meer. De enige optie die teamleden zien is individueel harder werken. Maar als harder werken de oplossing zou zijn dan zouden we niet zoveel teams aantreffen die op de rand van een collectief burn-out staan.  

De gouden Starbucks regel: unplug before you plug!  

De interventiestrategie die nodig is om de versnellingsvalkuil te voorkomen, is een combinatie van ‘stoom afblazen’, hard op de rem trappen en de actie stoppen. Dat laatste gaat niet vanzelf. Als het team al tot stilstand komt is er de neiging om met ‘de kaasschaaf’ een paar (extra) taken te stoppen. Dit in plaats van radicaal stoppen en snijden in de hoeveelheid projecten/ werkgroepen/ vergaderingen etc. Teams, teamleiders en de omgeving zitten daar niet op te wachten. Het is geen boodschap waar je de handen voor op elkaar krijgt. Dat kan ook niet: hoge stressniveaus gaan nu eenmaal gepaard met tunnelvisie en silodenken.

Er is maar één oplossing…

Het is geen leuke boodschap maar wel een die noodzakelijk is. De gouden tip aan teams is om voordat je iets nieuws start, iets anders te stoppen. Zo blijf je kritisch en maak je keuzes in plaats van te blijven stapelen. Doen teams dit niet (om wat voor reden dan ook) dan is het wachten op de eerste teamleden die uitvallen en uiteindelijk op het totaal missen van de boot: teams die zo in de overleefstand staan dat zij het contact met zichzelf en hun omgeving verliezen en niet meer in staat zijn om mee te bewegen (met bijv. vragen uit de markt). De rek is er helemaal uit.  Niemand die dit wil; toch gebeurt het vaak.  

Zit jij of jouw team in de hogesnelheidstrein en wil je daar graag uitstappen, neem dan contact met mij op via leonie@courius.com

Teamenergie en berusting

In het volgende artikel maken we  kennis met een andere vorm van energie: berusting. Dit zijn teams waar het (team)vuur gedoofd is, medewerkers hun tijd lijken uit te zitten (retired in place). Hier is sprake van een bijzondere paradox: acceptatie van de situatie zoals die nu is, hoe onprettig en ongewenst het ook is. Dit zijn de teams waar berusting en passiviteit aan de orde zijn. Voelen zij zich terecht Calimero en hoe kunnen deze teams in beweging komen?  

0 antwoorden

    Stuur mij een e-mail als er vervolgreacties zijn.Stuur mij een e-mail als er nieuwe berichten zijn.

    Plaats een Reactie

    Meepraten?
    Draag gerust bij!

    Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

    *
    *