Zeven tips om efficiënt te werken

We kunnen veel meer presteren op een dag, als we efficiënt werken. Gelukkig is er meer en meer kennis over de werking van het brein die je kan helpen om efficiënter te werken. In dit artikel geef ik je zeven praktische tips voor meer efficiëntie op het werk.

Efficiënt versus effectiviteit

Er bestaat nogal wat verwarring tussen efficiënt zijn en effectiviteit zijn. Effectiviteit betekent de juiste dingen doen. Zodat je je doelen haalt. Veel mensen zijn bezig met taken die ze eigenlijk niet moeten doen. Dan is het wijs om eerst te bepalen wat je eigenlijke taken zijn. Efficiënt werken betekent dat je het werk op een snelle en adequate manier doet. Het is de snelste weg naar je doel. Als je je hersenen goed snapt, kun je je doel nog sneller bereiken.

Efficiënt zijn en het brein

Er zijn bij efficiënt werken drie breinzaken waar je rekening mee moet houden. Hoe hou je je aandacht op een taak, hoe hou je overzicht, en tot slot hoe gebruik je je werkgeheugen optimaal.

• Een uitgeput werkgeheugen. Om met het laatste te beginnen, het werkgeheugen is vrij snel uitgeput. Een uitgeput werkgeheugen zorgt dat je minder efficiënt werkt. Elke status update van je facebook-account, elke tweet en elk bericht, zorgt ervoor dat je je werkgeheugen gebruikt. Dit concurreert met andere belangrijke activiteiten, zoals het op tijd klaar krijgen van een belangrijke taak. Maar gelukkig zijn er eenvoudige technieken om optimaal met je werkgeheugen om te gaan. Daarover later in dit artikel meer.
• Geen overzicht. Als je geen overzicht hebt kun je dat vergelijken met het doen van boodschappen in een supermarkt waarin ze de groenten, de vleeswaren, de wijnen et cetera allemaal door mekaar hebben staan. Je kunt niets vinden. Als je geen overzicht hebt van je taken, als je niet weet, wat belangrijk is, en wanneer wat klaar moet zijn, heb je geen overzicht. Dit put de hersenen nog sneller uit. En je bereikt je doelen nog langzamer.
• Afgeleid zijn. Een van de belangrijkste redenen dat mensen gecoacht willen worden is dat ze vaak afgeleid zijn. Het is belangrijk om je werk met concentratie en focus te doen. Als je gefocust werkt, kan je in een flowtoestand komen. Wanneer je vanuit flow werkt, voel je je tijdloos en geconcentreerd. Hierdoor behaal je sneller je resultaten en je voelt je er nog goed bij ook.

Zeven tips om efficiënt te werken

Als je deze drie breinzaken ten goede weet te keren, zul je instaat zijn om veel efficiënter te werken. Ik zal zeven tips bespreken hoe je dit tot stand kunt brengen. Deze drie breinzaken zijn zo met elkaar verbonden dat veel van de tips effect hebben op al deze drie onderdelen.

Tip 1: Stop met multitasken, start met monotasken

Multitasking bestaat eigenlijk niet. Wat sommige mensen doen, is snel wisselen van diverse taken. Maar dit is sequentieel werken. Sequentieel werken put de hersenen uit. En het verhoogt het gehalte van cortisol, wat ook weer meer stress geeft. Start met monotasken.

tip 2: Doe overdag dutjes!

Voor elke activiteit in je hersenen, gebruik je glucose. Je kan daardoor op een gegeven moment te kort hebben aan breinvoeding. Door overdag af en toe een dutje te doen, herstel je het glucosegehalte in het brein.

Tip 3: Neem korte en lange pauzes

Neem overdag frequent een korte pauze, ga even wandelen, of doe een simpel spelletje. Neem ook regelmatig wat langer vrij. Vrije tijd geeft de hersenen tijd om te herstellen.

Tip 4: Schep orde in de chaos

Zorg voor orde, op je bureau, in je hoofd, in je agenda, etc. Heb helder wat je prioriteiten zijn. Zorg voor overzicht. Wat is je focus voor de komende periode?

Tip 5: Organiseer je werk in tijdblokken

Door je werk onder te verdelen in blokken sla je drie vliegen in één klap. Je zorgt ervoor dat je kunt focussen, je kunt energievretende klussen afwisselen met werk dat minder energie kost. En tot slot hou je overzicht; je kunt alleen maar in tijdblokken werken, als je overzicht hebt. Je weet wanneer je wat gaat doen. De volgende tip heeft ook te maken met het werk organiseren in blokken.

Tip 6: Blok tijden dat je niet gestoord mag worden

Vertel iedereen dat je bepaalde momenten van de dag niet gestoord kunt worden. Zet je telefoon en je email uit. Hoe voorkom je dat je urgente mails of telefoontjes mist? Dit kun je vergelijken met een dokterspost. Organiseer een procedure die gevolgd kan worden als er echt spoed is. Echt spoed gaat over leven en dood.

Tip 7: Hou je brein leeg

Maak er geen gewoonte van dat je zaken kunt onthouden. Natuurlijk kun je dat. Maar je kunt beter je brein resources voor ingewikkeldere zaken gebruiken. Schrijf daarom al je taken, ideeën, et cetera gelijk op. Het liefst op pen en papier. Verwerk deze laten in je to-do lijst. Lees ook daartoe eens het artikel 5 tips om je brein tot rust te brengen.

Tot slot

Sommige van deze adviezen zullen tegennatuurlijk klinken. Je denkt, als ik nu harder werk en meer uren maak, je beter presteert. Dit is niet waar. Als je brein resources op zijn, zal je veel langer bezig zijn en maak je meer fouten. Door efficiënt met je brein bezig te zijn, ga je beter functioneren, waardoor je minder uren gaat maken en betere resultaten krijgt.

Dit artikel verscheen eerder bij De Valk Leadership Company

Over de auteur

• 10 juli 2017
/ door
• Guido de Valk

Guido de Valk is een leiderstrainer, schrijver, spreker en coach bij de Valk Leadership Company. Hij doet dit op basis van kennis van het brein, ook wel neuroleiderschap genoemd. Guido maakt met neuroleiderschap leiderschapsthema’s (be)grijpbaar die ogenschijnlijk ongrijpbaar zijn.