Vergaderen, een vak apart

Als ik aan vergaderen denk, dan schiet altijd de naam Eduard Bomhoff door mijn hoofd. Bomhoff was in het kabinet (of cabaret?) Balkenende I namens de LPF minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en viceminister-president. De man, met een cv om u tegen te zeggen, gedroeg zich superieur in vergaderingen van het kabinet en van de LPF. Als het hem niet naar de zin ging, klapte hij niet alleen als een schooljuffrouw in zijn handen, maar had hij ook een tafelbel die hij op z’n tijd liet rinkelen. Moet je je voorstellen wat dat doet met de anderen in de vergadering. Wanneer je als een klein kind door Eduard tot de orde wordt geroepen, ben je alleen nog maar bezig met “hoe kom ik hier weg?” of “hoe zet ik die clown zelf op zijn nummer?”. In ieder geval sta je niet meer open voor de wensen en ideeën van Eduard.

Meneer Bomhoff, een bijzonder intelligente man, maakte met dit gedrag meer vijanden dan vrienden. Doodzonde natuurlijk als je al je talenten met een belletje zelf naar de achtergrond rinkelt. Bij een vergadering krijgt niet de meest intelligente zijn zin, maar worden andere kwaliteiten aangesproken.

Vergaderen is een vak apart. Bij vergaderen is boerenslimheid nog veel belangrijker dan het proces zelf. De open deuren in het proces zijn vaak wel duidelijk: notulen gelezen, actiepunten uitgevoerd, op tijd beginnen, een agenda, een notulist en ga zo maar door. Maar stel nu eens dat dit allemaal goed voor elkaar is, hoe gedraag je je dan?

De hamvraag is wat je zegt en wanneer je dat zegt. In de meeste vergaderingen is wel iemand aanwezig die de hele tijd door aan het kakelen is. Zo iemand is een soort achtergrondmuziek: voortdurend aanwezig, niet per se slecht maar vooral onbelangrijk. Prima. Zo is deze deelnemer vaak redelijk deskundig en behoorlijk dominant, maar hij of zij scoort vooral de onbelangrijke punten. Als je echt wilt scoren op de belangrijke momenten is mijn advies: houd je mond. Zo lang mogelijk. Maar zorg wel dat je goed luistert en betrokken bent.

Als je weet welk punt je wilt maken, dan hoef je “alleen maar” het juiste moment te kiezen. Van Ad Melkert, oud-minister en fractievoorzitter van de PvdA is bekend dat hij graag tot diep in de nacht doorvergaderde. Hij wist dat zijn gesprekspartners op een bepaald moment murw waren, naar huis wilden en bereid waren om concessies te doen, zo lang ze maar naar bed konden. Dan waren er bonuspunten te verdienen voor degene die hun energie hadden gespaard…

In een vergadering komen altijd punten voorbij waarmee je het oneens bent. Maar dat hoef je niet altijd te zeggen. Ten eerste omdat het misschien niet belangrijk genoeg is voor je, ten tweede omdat de kans groot is dat je niet de enige bent die het er niet mee eens is. Als jij je mond houdt, dan zal je zien dat niet zelden een ander er tegenin gaat. Intussen houd jij je gedeisd voor het punt dat jij nog wilt maken. Je doet een beetje aan sfeerbeheer door een grapje op z’n tijd. Je laat zien dat je goed voorbereid bent, kijkt hoe een ieder er bij zit en schenkt nog eens koffie in. En áls dan jouw moment komt, dan wordt er zeker naar je geluisterd. Jij zegt namelijk iets verstandigs, want je hebt er van tevoren goed over nagedacht. En de anderen vinden ook dat jij aan de beurt bent. Je hebt je lang bescheiden opgesteld in de vergadering, dus ze snappen dat jij nu even iets wilt zeggen.

Goed, nu heb je dus het ideale moment, maar zelfs dan kan het nog heel vaak misgaan. Dat weet ik, helaas, uit eigen ervaring. Omdat je lang hebt gewacht ben je geneigd ongeduldig te worden, je punt er even snel doorheen te drukken of geen tegenspraak te dulden. Je hebt er immers goed over nagedacht en het is jouw beurt. In het zicht van de haven kan het dan nog dramatisch fout gaan. Blijf rustig, neem je tijd om tegenargumenten serieus te nemen (of te doen alsof je ze serieus neemt). Wees ook niet te beroerd om aanpassingen op je plan te accepteren, zeker als het goede ideeën zijn, maar ga gestaag door naar je doel: je zin krijgen. Want dat willen we toch allemaal?

0 antwoorden

Stuur mij een e-mail als er vervolgreacties zijn.Stuur mij een e-mail als er nieuwe berichten zijn.

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*
*