Stafafdelingen, nodig of nutteloos?
Voor wie niet in een groot bedrijf werkt of heeft gewerkt eerst even een korte uitleg wat stafafdelingen zijn. Over stafafdelingen wordt doorgaans als volgt gesproken: “zij van het hoofdkantoor”; “ze snappen niet dat wij het geld binnen brengen”; “het is net een Bermudadriehoek” en nog vele andere omschrijvingen. De omschrijvingen hebben gemeen dat ze zelden positief zijn.
Stafafdelingen
Hoe begrijpelijk dat wellicht op het eerste gezicht ook is, stafafdelingen zijn belangrijk voor het voortbestaan van het bedrijf. Personeelszaken, ICT, marketing, financiën, facilities, inkoop, juridische zaken: een groot bedrijf kan niet zonder. Het negatieve beeld over stafafdelingen is helaas ontstaan omdat vooroordelen nog wel eens bleken te kloppen. Overal wordt dan bezuinigd, behalve op de stafafdelingen. Of stafmedewerkers benaderen andere medewerkers superieur en misbruiken daarmee hun machtspositie.
De kunst voor een manager is te snappen wat de belangen zijn van de verschillende stafafdelingen. Een personeelsadviseur wil bijvoorbeeld zorgen dat het bedrijf volgens de wettelijke regels en met respect omgaat met de medewerkers. Een manager wil soms de grenzen hiervan opzoeken om daarmee iets voor elkaar te krijgen. Als je snapt wat ieders rol is, dan kom je er meestal wel uit. Doe in ieder geval nooit denigrerend tegen mensen van een stafafdeling. Ook al zou je feitelijk gelijk hebben, je krijgt dat als een boemerang terug.
Ondernemerschap
Ooit was de directeur de baas van een bedrijf. Op papier is dat natuurlijk nog steeds zo, maar in de praktijk is er de twee decennia rondom de eeuwwisseling heel veel veranderd in het bedrijfsleven. De vereiste specialistische kennis is soms zo groot dat een generalist -wat een directeur meestal is- zelf niet kan beoordelen of hij de adviezen die hij krijgt ook daadwerkelijk moet opvolgen. Ja, over marketing, verkoop, inkoop, personeelszaken, daar kunnen de meeste baasjes wel een aardig woordje over meepraten. En meestal is het financiële inzicht ook behoorlijk ontwikkeld. Maar de macht is steeds meer aan het verschuiven naar ict-ers en juristen. Bedrijven kunnen er door gemaakt of gebroken worden. Als een jurist zegt dat je iets echt niet moet doen, omdat het teveel risico’s met zich meebrengt, dan moet je wel heel eigenwijs zijn als je dat advies negeert. Dus je doet het maar niet.
Maar een jurist is geen ondernemer, dus hij zal een risico van 10% waarschijnlijk onacceptabel vinden, terwijl jij het misschien wel acceptabel vindt. Het hoofd van de afdeling ICT weet vaak zelf ook niet precies hoe het zit. Hij moet dan het verhaal van zijn mensen overbrengen aan de directie. Hoe kan jij een goede beoordeling geven van zulke specialistische thema’s? De afdelingen juridische zaken en ICT komen dan mogelijk in een spagaat tussen het belang van hun afdeling en dat van het totale bedrijf. Ze zullen niet graag toegeven dat ze een verkeerd advies hebben gegeven of het project hebben verknald. En dus kom je er nooit helemaal achter waar het nu fout is gegaan.
Belangenverstrengeling
Zelf ben ik bij mijn laatste twee werkgevers betrokken geweest bij de implementatie van een nieuw computersysteem. Een nieuw computersysteem is de ultieme uitdaging als het gaat om samenwerken met stafafdelingen. Het raakt namelijk (bijna) alle stafafdelingen. Dat vereist dus veel afstemming en brengt het risico van belangenverstrengeling met zich mee. De twee trajecten die ik van dichtbij heb meegemaakt, waren bijna traumatische ervaringen.
Het is algemeen bekend dat dit soort trajecten altijd uitloopt. Zo ook hier. Maar waarom kan dat nu niet beter vooraf ingeschat worden? Dat mag je toch verwachten? Nu ontstaat er een steekspel van wiens schuld het is dat het uitloopt. En als je niet uitkijkt is het nog je eigen schuld ook. Want jij wilde ineens allemaal dingen die niet in het oorspronkelijke plan zaten. Alleen over deze twee trajecten zou ik al een boek kunnen schrijven. Over leveranciers, contracten, testen, projectplannen, mooie verhalen, begrotingen en helpdesks. Maar laat ik volstaan met het vaststellen dat ik nooit meer een nieuw computersysteem ergens ga implementeren. Tenzij ik 100% zeker ben dat het echt, echt, echt nodig is.
Koester de specialisten in je netwerk die je 100% vertrouwt. Dat kunnen externen zijn, maar ook specialisten van de werkvloer. Bied ze een veilige omgeving, waar ze hun persoonlijke visie met je willen delen en doe er je voordeel mee.
0 antwoorden
Stuur mij een e-mail als er vervolgreacties zijn.Stuur mij een e-mail als er nieuwe berichten zijn.