Samenwerken in virtuele teams (deel 2)
Door de coronacrisis is het thema ‘werken binnen virtuele teams’ zeer actueel geworden. Omdat we noodgedwongen vanuit huis werken, komt de vraag op hoe je dat het beste en slimste organiseert. In een drieluik delen wij inzichten en tips over hoe je effectief samenwerkende virtuele teams creëert en krachtige resultaten bereikt vanuit de volgende drie perspectieven.
- Werken in een virtueel team – Hoe werk ik thuis effectief en efficiënt?
- Samenwerken in virtuele teams – Hoe werken we op afstand goed samen?
- Leidinggeven aan een virtueel team – Hoe stuur ik mijn team op afstand aan?
Samenwerken in virtuele teams
In dit artikel geven we praktische inzichten en tips behorende bij de tweede vraag. Daarbij hebben we een voorbehoud. Eenieder is uniek. Een meer introvert of meer extravert persoon heeft in de basis andere behoeften. Datzelfde geldt ook als je van nature eerder keuzen maakt op basis van ratio dan wel op gevoel. Onder meer deze verschillen maken dat eenieder anders met de coronacrisis omgaat, zijn eigen werk- en communicatiestijl heeft, en andere behoeften ervaart bij het virtueel samenwerken. Concreet betekent dit dat inzichten en tips die voor de een zeer logisch en welkom zijn, voor de ander niet werken. Wij geloven niet in een ‘one size fits all’-benadering. Daarom, lees de inzichten en tips en haal eruit wat voor jou en je team werkt. En dwing een ander niet om precies dezelfde keuzen te maken maar ga erover met elkaar in gesprek. En heb je aanvullende inzichten en tips, wil je deze dan naar mij mailen (marco@courius.com) zodat we ze kunnen toevoegen? Zo blijven we samen leren en groeien.
Hoe werken we op afstand goed samen?
Een virtueel team is een samenwerkingsverband van geografisch gespreide mensen die voornamelijk via technologische middelen met een onderlinge afhankelijkheid aan een gezamenlijk doel werken. In het verleden waren de fysieke afstanden groter (steden, provincies, landen of zelfs continenten). Maar tijdens de coronacrisis kunnen de afstanden noodgedwongen ook ineens heel klein zijn (binnen een stad of zelfs een straat). Overeind blijft, dat in dit samenwerkingsverband gezamenlijk naar een resultaat wordt toegewerkt waarbij er weinig of geen ‘in real life’ contact is. Hoe zorg je daarbij dat je op afstand goed samenwerkt en afstemt om tot een gezamenlijk gedragen resultaat te komen? Bijgaand onze praktische inzichten en tips in de vorm van een checklist.
1. Teamcontract
De kreet contract klinkt wat formeel, en toch is het van groot belang om met elkaar duidelijke afspraken te maken over hoe jullie virtueel samenwerken (geldt uiteraard ook ‘in real life’). Hoe vaak spreek je elkaar? Hoe spreek je elkaar aan? Wanneer mail je en wanneer bel je? Zet je de video wel of niet aan? Hoe houden jullie activiteiten en taken bij? Wie is waar verantwoordelijk voor? Et cetera. Zomaar een greep uit onderwerpen waar jullie het als team met elkaar over kunnen hebben. Door de impliciete aannames en verwachtingen expliciet te maken wordt de teamsamenwerking bevorderd en worden gezamenlijk krachtige resultaten bereikt.
2. Cultuurverschillen
Laat ik gelijk een misverstand wegnemen… het gaat verder dan verschillen tussen landen (bijvoorbeeld India versus Nederland). Ook binnen een land zijn er cultuurverschillen. Ooit al eens in een team gezeten met iemand uit de Randstad, een Fries, een Limburger, een Tukker en een Zeeuw? Dan merk je dat cultuurverschillen ook binnen Nederland aanwezig zijn. Daarnaast heeft eenieder ook zijn eigen werk- en communicatiestijl. Dat is een gegeven. Daarom, in plaats dat je je aan elkaar ergert, maak de impact van gedrag bespreekbaar. Ga daarbij je eigen gedrag niet verdedigen met het feit dat je intentie positief was, maar vraag je af wat de impact van je gedrag op de ander is. Nog meer dan ‘in real life’ is het devies… ga in dialoog met elkaar en luister goed naar onderliggende behoeften; leer van en over elkaar. Wil je nog meer tips over cultuurverschillen en hoe daarmee om te gaan? Zoek naar dit onderwerp op internet, dan vind je veel praktische inzichten en tips. Lees bijvoorbeeld eens over de 6 cultuurdimensies van Geert Hofstede, een Nederlands organisatiepsycholoog, die internationale bekendheid geniet op het gebied van interculturele studies.
3. Technologische middelen
De technologie om samen te werken is de belemmering niet meer. Sterker, het is soms eerder de boosdoener. Er is een veelheid aan mogelijkheden om samen aan documenten te werken of elkaar te bereiken. Het gevaar ligt op de loer dat een teveel aan hulpmiddelen wordt gebruikt en je te maken krijgt met een ‘overload’ aan berichten. Daarom, maak samen met je teamleden bewuste keuzen tussen hoe en wanneer je de middelen inzet. Bijvoorbeeld een (video)gesprek als het ook belangrijk is om de relatie/emotie een plaats te geven in het gesprek, te chatten als je een korte vraag/antwoord cyclus hebt en e-mails om zakelijk afspraken met veelal ratio te delen.
4. Video aan of uit?
In deel 1 hebben we al aangegeven dat je video continu aanzetten energievretend kan zijn. Voordeel om dit wel te doen is dat het multitasken lastiger maakt. Maar of jullie de video nu continu aan hebben of alleen als iemand spreekt, is er ook een inhoudelijk belang bij het werken met video. Uit onderzoek van Albert Mehrabian blijkt dat als mensen over hun gevoel praten of hun mening geven over een onderwerp, dat gesprekspartners vooral geneigd zijn je te geloven op basis van wat ze in je non-verbale gedrag menen te zien. Met video breng je deze component in het gesprek. Tot slot, elkaar zien draagt uiteraard ook bij aan het versterken van de onderlinge verbinding, wel zo fijn als je op afstand samenwerkt.
5. Vergaderdiscipline
Altijd leuk, als mensen voor het eerst aan de slag gaan met video-vergaderen gaan ze ineens harder praten en praten ze door elkaar heen. Is echt niet nodig! Tip: zet jezelf op mute en als je wat wilt zeggen zou je gebruik kunnen maken van de mogelijkheid om je hand digitaal op te steken. Goed luisteren is daarbij het devies. Als iets al is gezegd dan hoef je het niet nog eens te herhalen. Zou je normaliter ook niet moeten doen. En wil je een onderwerp naar voren brengen, deel dan je scherm. Ook hier geldt, gebruik geen PowerPoint die je vervolgens gaat voorlezen, daar zitten mensen niet op te wachten. Maak het visueel en vertel er een (persoonlijk) verhaal bij, dat houdt de aandacht beter vast. Praat daarbij rustig en duidelijk, geef ruimte, eet niet en zorg dat je tevreden bent over je achtergrond. Weet je dat binnen diverse programma’s je ook de optie hebt om een achtergrond te selecteren? Zo ziet het er ineens uit alsof je op kantoor of op het strand zit, waar jouw voorkeur naar uitgaat.
6. Overlappende werktijden
Zoals we in deel 1 van de 3-luik over werken in een virtueel team aangaven, hoort bij thuiswerken ook dat mensen wat makkelijker afgeleid zijn. Even thee- of koffiedrinken met je partner, spelen met de kinderen, de hond uitlaten… niets mis mee, het helpt om de batterij op te laden. Tegelijkertijd heeft het impact op de bereikbaarheid van eenieder. Daarom is ons advies, spreek met elkaar vaste tijdstippen af in de ochtend en middag waarop eenieder bereikbaar is. Houd daarbij rekening met tijdsverschillen als mensen in verschillende tijdzones werken.
7. Sociaal contact
Er is geen digitale variant van een koffieautomaat en dus spreek je elkaar al vrij snel alleen als je wat van elkaar nodig hebben. Hoe compenseer je dat? Door naast het inplannen van zakelijke afspraken, ook sociale momenten in te plannen, elkaar spontaan een berichtje te sturen of gewoon even te bellen. Om elkaar (in een kleine subgroep) te spreken over de dagelijkse beslommeringen, hoe het met jou en de ander(en) gaat, etc. En als je elkaar spreekt kunnen daarmee ook de ‘oh ja, nu ik je toch spreek, hoe staat het met…’ momenten ontstaan die je normaal hebt als je iemand spontaan tegenkomt. En werk je met regelmaat met een persoon samen, dan is het wel zo aardig om wat van zijn of haar persoonlijke situatie te onthouden en de volgende keer ernaar te vragen.
8. Wees mild voor elkaar
De meesten van ons werken normaal gezien niet vanuit huis of in een virtueel team. Het kost tijd om eraan te wennen en samen effectief en efficiënt te worden. Geef elkaar die tijd en wees mild voor elkaar.
We hopen je enkele praktische inzichten en tips aangereikt te hebben over hoe je effectief samenwerkende virtuele teams creëert en krachtige resultaten bereikt. Vertaald naar virtuele samenwerking op de werkplek: Kennis is dan niet macht, maar kennis is iets om te delen. Samen weten we meer en samen groeien we verder.
Wil je meer praktische tools en verdiepend advies?
Dan is onze nieuwste 2-daagse training ‘Effectief leidinggeven aan hybride teams‘ iets voor jou! Onze ervaren trainers helpen jou je teams te transformeren en innoveren naar topteams waar businessdoelen én verbinding hand in hand gaan. Je kunt deze training ook met je gehele team of samen met een groep collega-leidinggevenden van jouw organisatie volgen. We maken dan graag een maatwerk voorstel voor je. Neem daarvoor contact op met Jaco van der Tang.
Meer over virtuele teams & hybride werken
- Werken in een virtueel team
- Leidinggeven aan een virtueel team
- Hybride leiderschap: oude wijn in nieuwe zakken?
2 antwoorden
Stuur mij een e-mail als er vervolgreacties zijn.Stuur mij een e-mail als er nieuwe berichten zijn.