Ongemak – De sluipende saboteur van productiviteit

De afgelopen maanden hebben jullie kennis gemaakt met de zes vormen van TeamEnergie. In deze nieuwsbrief stellen we de laatste energie uit deze reeks aan jullie voor, genaamd Ongemak. En het is niet voor niets dat we met deze energie de reeks afsluiten, want Ongemak weet vaak lang onder de radar te blijven bij teams.

Kenmerken van Ongemak

Als een marathonloper heeft Ongemak een lange adem. Je kan Ongemak zien als een ongenode gast die op een feestje pas wordt opgemerkt als het te laat is. Ongemak manifesteert zich in teams bijvoorbeeld in steeds terugkerende agendapunten. Het gaat dan om situaties die niet lekker lopen of beter kunnen. Elk teamlid is bekend met deze punten, maar het team blijft er vooral over praten in plaats van concrete acties te ondernemen. We hebben het hier over kleine ongemakken die op zichzelf misschien niet zo belangrijk lijken, maar op de lange termijn knagen aan de productiviteit van het team.

Denk bijvoorbeeld aan werkwijzen of procedures waarvan we niet meer weten waarom ze zo lopen en tegelijk zijn er ideeën in het team over hoe het beter kan maar die worden maar niet doorgevoerd. Elkaar niet aanspreken omdat de vaatwasser niet wordt uitgeruimd bij de pantry van het team, het niet schoon achterlaten van leslokalen na een les terwijl dit wel was afgesproken, verslagen die gemaakt worden maar nooit gebruikt worden, apparatuur die vaak in storing is, het hebben van maar 1 printer terwijl er minimaal 2 nodig zijn en ga zo maar door. Het zijn vaak kleine, ogenschijnlijk onschuldige ongemakken die los van elkaar vaak niet de moeite waard zijn om het op te pakken maar die bij elkaar genomen er wel weer voor zorgen dat er energie op verloren gaat.

Zegeltjes plakken of doorpakken

We kunnen de impact van Ongemak misschien het beste vergelijken met de spaaracties waarbij je bij elke aankoop een zegeltje ontvangen. We bewaren en plakken de zegeltjes totdat we genoeg hebben verzameld om deze in te wisselen voor een ‘beloning’.

Het volplakken van het zegelboekje door teams symboliseert de opeenstapeling van kleine problemen en frustraties. Wanneer het zegelboekje vol is, verandert de sfeer in het team. Kleine ongemakken die eerst vrij onbeduidend waren blijken ineens een energielek te zijn voor het team. De metafoor van de zegeltjes benadrukt (leert ons ook) dat het negeren of uitstellen van kleine problemen uiteindelijk kan leiden tot een ongewenste situatie in het team.

Teams met veel Ongemak vertonen vaak uitstelgedrag. Ze zien niet de noodzaak en stellen het aanpakken van kleine problemen of verbeteringen steeds uit. Hierdoor ontstaan kleine irritaties en frustraties. Uitstelgedrag zorgt ervoor dat taken niet worden uitgevoerd, wat leidt tot terugkerende agendapunten waardoor teamleden weinig voortgang ervaren. Het gebrek aan vooruitgang en zichtbare resultaten zal de energie in het team uiteindelijk negatief beïnvloeden.

Waarom is Ongemak in teams zo hardnekkig?

Het antwoord daarop is geen rocket science. Minder positieve energie in het team, leidt ook weer tot meer uitstelgedrag. Bovendien zijn er talloze afleidingen en onderbrekingen die zorgen voor een gebrek aan overzicht, waardoor er geen energie wordt gestoken in het echt oplossen van ongemakken. Ook een gebrek aan (zelf)vertrouwen in een goede uitkomst kan leiden tot uitstelgedrag en het in stand houden van Ongemak. En niet te vergeten, veel zaken die ongemak veroorzaken, lijken niet dringend genoeg voor teams om aan te pakken.
Ongemak-energie heeft dus eigenlijk twee gezichten.

1. 1. Er wordt onnodige energie gestoken in dingen die niet goed lopen binnen het team. Dit kan leiden tot irritaties en energieverlies.
   2. Het structureel oplossen van ongemakken gebeurd niet. Dit kan op de lange termijn negatieve gevolgen hebben, zoals een verminderde samenwerking of een escalatie van conflicten.

Valkuilen voor teams waar veel Ongemak wordt ervaren zijn het relativeren van de ongemakken en het accepteren van situaties waarin geen actie wordt ondernomen. Het is belangrijk om alert te zijn en niet te accepteren dat bepaalde zaken niet worden opgepakt. Daarnaast kan het verschil tussen willen en kunnen en tussen kosten en baten een valkuil zijn. Het is belangrijk om te onderzoeken waarom bepaalde zaken niet worden aangepakt en om eventuele weerstand of andere redenen achter het uitstelgedrag te begrijpen.

The power of small wins

Voorkom ongemak door kleine problemen tijdig aan te pakken en niet te laten escaleren. Door als team veel kleine stapjes te zetten kunnen over tijd indrukwekkende resultaten worden bereikt. Dit staat ook wel bekend als het progressieprincipe. Zelfs de kleinste vooruitgang heeft positieve gevolgen voor de betrokkenheid, samenwerking, creativiteit en productiviteit in teams. Het is opmerkelijk dat dit principe, ook wel bekend als ‘The power of small wins’, nog onvoldoende bewust wordt toegepast in teams.

Uit onderzoek blijkt dat teamleiders erkenning geven zien als de belangrijke motivator voor medewerkers en teams, terwijl het boeken van vooruitgang onderaan de prioriteitenlijst staat. Er is dus nog veel te winnen. Het creëren van een positief teamklimaat vereist geen grootschalige evenementen. Juist kleine stapjes voorwaarts kunnen een krachtig motiverend effect hebben. De keerzijde is ook waar: negatieve gebeurtenissen hebben twee tot drie keer meer impact op de samenwerking dan positieve gebeurtenissen. Daarom is het noodzakelijk om extra aandacht te besteden aan de positieve effecten van vooruitgang, hoe klein ze ook zijn, om de negatieve effecten van tegenslagen te compenseren.

Meer over de TeamEnergie Meting en Ongemak in je team

Zit jouw team in de Ongemak-energie en willen jullie weten hoe je deze dynamiek kan veranderen? Kijk hier om te kijken wat COURIUS voor jouw team kunnen betekenen of neem contact op met leonie@courius.com

Over de auteur

• 20 juli 2023
/ door
• Leonie van der Zwan

Energie vormt wel een leidraad in mijn professionele leven… Ik lever graag een energieke en inspirerende bijdrage aan mensen en teams die zich vanuit eigenaarschap willen ontwikkelen. Waarderend en zonder oordeel ga ik op zoek naar de essentie: dat wat er echt toe doet. Met het vermogen om met mijn hart te kijken combineer ik in het contact warmte en scherpte. Door mijn sterk innerlijk richtingsgevoel voor het proces voel ik feilloos aan wat er nodig is, passende bij het eigen en het gezamenlijke pad. Om dan vanuit voelen en denken de stap te maken naar het doen: wat ga je nu echt doen?Lees verder