Leidinggeven aan virtuele teams (deel 3)
Hoe kun je nu leidinggeven aan een virtueel team? Door de coronacrisis is het thema ‘werken in een virtueel team’ zeer actueel geworden. Omdat we noodgedwongen vanuit huis werken, komt de vraag op hoe je dat het beste en slimste organiseert. In een drieluik delen wij inzichten en tips over hoe je effectieve virtuele teams creëert én krachtige resultaten bereikt. Vanuit drie perspectieven geven we je een drietal handige checklists op het gebied van leiderschap, teamontwikkeling, persoonlijke ontwikkeling EN virtuele samenwerking!
- Werken in een virtueel team – Hoe werk ik thuis effectief en efficiënt?
- Samenwerken in virtuele teams – Hoe werken we op afstand goed samen?
- Leidinggeven aan virtuele teams – Hoe stuur ik mijn team op afstand aan?
In dit derde artikel geven we praktische inzichten en tips behorende bij de laatste vraag.
Productiviteit en verbinding
Elk team, of het nu virtueel of ‘face-to-face’ is, heeft twee fundamentele uitdagingen. Enerzijds hoe worden en blijven we productief (teams bestaan om doelen te bereiken) en anderzijds hoe creëren en behouden we verbinding (teams bestaan uit mensen). Deze beide uitgangspunten zijn gelijkwaardig en ook weer niet, zoals we eerder hebben besproken in ons artikel emotie en ratio zijn (on)gelijkwaardig.
Los van deze paradox is het voor jou als leidinggevende van een of meer virtuele teams zelfs nog belangrijker om bewust over deze uitdagingen na te denken en ernaar te handelen. Waarom? Omdat jouw medewerkers in de thuisomgeving hun productiviteit vooral vanuit zichzelf moeten halen en dus zelfstartend en zelfstimulerend moeten zijn. Er is geen direct en regelmatig fysiek contact met collega’s wat in de basis stimulerend werkt (en afleidend uiteraard). Daarnaast associëren mensen hun thuis met sociale activiteit, ontspanning en gezin. Daar worden ze continu aan herinnerd door de foto’s aan de muur, de eettafel, de zithoek met TV, gezinsleden die rondlopen, et cetera. Dat draagt ook niet bij aan productiviteit.
Eveneens, als mensen alleen thuis aan het werk zijn, dan is het makkelijker om de verbinding kwijt te raken met je collega’s omdat er naast functioneel contact minder sociaal contact is. En als naast minder verbinding ook de productie achterblijft dan levert dat mentale druk op. Hoe gaan ze daar mee om in hun eentje? Het is niet ongebruikelijk dat het een terugtrekkende sociale beweging in gang zet, gevolgd door nog minder verbinding en minder productiviteit… een neerwaartse spiraal is in gang gezet. Tel daar nog eens bij op dat je medewerkers thuis minder bewegen (geen loop naar koffiezetapparaat of vergaderruimte) en ze meer eten en snoepen (met minder energie en vermoeidheid tot gevolg) dan is de negatieve spiraal verder in gang gezet.
Wat denk je? Is dit een scenario uit een slechte film of realiteit waar jij als leidinggevende van virtuele teams mee te maken hebt? Doe eens een check bij jezelf en je collega’s, ik ben benieuwd naar je inzichten.
Hoe geef je leiding aan virtuele teams?
Ok, ik geef toe dat de inleidende tekst wat negatief is gesteld (maar daarmee hoeft de inhoud niet minder waar te zijn!) dus als tegengeluid wil ik graag wat positiviteit inbrengen. Onderstaand zijn inzichten en tips opgesomd voor jou als leidinggevende van virtuele teams over hoe jij je teamleden productief en verbonden kunt houden… en jezelf. Succes bij het toepassen ervan. Overigens, als je extra inzichten en tips hebt, wil je deze dan naar mij mailen (marco@courius.com) zodat wij het artikel kunnen verrijken?
1. Vertrouwen
Vertrouwen maakt of breekt een team. Hoe jij met dit thema omgaat zet de toon voor productiviteit en verbinding. Het is in eerste instantie jouw verantwoordelijkheid om een psychologisch veilige omgeving te creëren waarin mensen elkaar vertrouwen en waarin ze zich vertrouwd voelen in wat ze doen. Daarom is het goed om te begrijpen wat 4 kernelementen zijn om vertrouwen te creëren (deze kun je nalezen in ons artikel De snelheid van vertrouwen. Van deze 4 kernelementen zijn er twee van extra groot belang binnen virtuele teams. De eerste is dat je uit gaat van een positieve intentie van je medewerkers bij het thuiswerken (ze lopen er niet de kantjes vanaf). Het tweede kernelement is dat je ervan uit gaat dat ze handelen met integriteit (ze zijn eerlijk over wat ze wel en niet doen). Als jij hierover in de basis twijfelt, dan gaan ze het merken in je woorden, in je handelen, in je vragen, et cetera. Merk je dat je over deze 2 kernelementen onzeker bent, maak het dan bespreekbaar. Vraag jezelf voorafgaand wel af wat jij nodig hebt om je teamleden dat basisvertrouwen te geven en dat ook daadwerkelijk te voelen en ervaren.
2. Heldere werkafspraken
Omdat je elkaar fysiek niet tegenkomt zijn er ook minder natuurlijke afstemmomenten met je teamleden (zoals op de gang of bij het koffiezetapparaat). Dat maakt dat afspraken vooraf eenduidig en duidelijk voor eenieder moeten zijn. Denk aan afspraken over taken, rollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, processen, tijdslijnen, rapportage et cetera. Hoe regel je dat in? Door regelmatig teammeetings en 1-op-1 meetings in te plannen waarbij de productiviteit wordt besproken. En elkaar aan te spreken op het niet realiseren van gemaakte afspraken. Maar ook om elkaar te complimenteren bij het wel bereiken van de doelstellingen.
3. Accepteer diversiteit
Iedereen heeft een eigen stijl van werken, plannen maken, dagritme, familieomstandigheden… In plaats van het toepassen van een ‘one size fits all’ benadering is het logischer om te bekijken welke vrijheidsgraden je aan je teamleden kunt geven. Natuurlijk is het handig om met elkaar af te spreken op welke tijdstippen eenieder gegarandeerd online is, maar geef voor de rest wat ruimte aan je teamleden. Bespreek dit duidelijk met elkaar en stel een teamcontract op hoe jullie online samenwerken (zie tip 1 van het artikel ‘samenwerken in virtuele teams: teamcontract’).
4. Stimuleer (informeel) contact
Het is en blijft belangrijk om naast samen aan productiviteit te werken ook actief te sturen op het creëren van krachtige verbindingen. Met jou, onderling, in 2-tallen of juist met de grote groep. Vanuit productiviteitsoogpunt kun je dat realiseren door teamleden in wisselende samenstelling aan het werk te zetten. Stimuleer daarnaast dat mensen ook elkaar bellen om informeel bij te praten. In het begin van het virtueel werken gebeurt dat over het algemeen wel vanzelf, maar na verloop van tijd zakt dat weg. Blijf dit informele contact stimuleren door zelf het goede voorbeeld te geven. Plan met regelmaat 1-op-1 gesprekken in met je teamleden waar je naast productiviteit ruim de tijd neemt voor het persoonlijk contact. Wat is de gemoedstoestand van de ander, wat gebeurt er in zijn leven, etc. En als je merkt dat het even iets minder gaat met de ander, bespreek dan wat er nodig is. Plan ook teammeetings in waar het even anders kan zijn, bijvoorbeeld een online-week-afsluit-borrel met jaren 90 thema. Word daarin niet te voorspelbaar, de vraag is of mensen het leuk vinden om iedere week hetzelfde ritueel te doorlopen. Vraag aan je teamleden om iets te organiseren, maak ze onderdeel van het proces.
5. Blijf beschikbaar
Bij beschikbaar zijn gaat het ook weer over de thema’s productiviteit en verbinding. Zorg dat je teamleden snel antwoord krijgen op vragen, wissel mails af met korte berichten op WhatsApp en videobellen als emotie of overtuigingskracht een rol speelt. Naast beschikbaar zijn voor vragen over werk, gaat het ook over emotioneel beschikbaar zijn voor de ander. Een goed moment om je empathische kant te laten zien. Overigens, empathie tonen kan op 3 niveaus. Ben je daar bekend mee? Lees anders eens ons artikel Empathie ontleed .
6. Meerdere teams
Wellicht ben je verantwoordelijk voor meerdere virtuele teams. Dan is het een hele balanceerkunst om je tijd goed te verdelen over je teams en allen een soort van gelijke aandacht te geven en zelf ook productief te blijven. Maar bedenk dat ook jouw teamleden in meerdere virtuele teams tegelijk aan het werk kunnen zijn. Dan hebben zij dezelfde balanceerkunst uit te halen. Wat daarbij helpt is dat in plaats dat jij de deadlines bepaalt, je met de anderen in overleg treedt over wat haalbaar is. En natuurlijk, soms is het niet onderhandelbaar, maar zorg dat dit dan duidelijk is voor de ander. Speciaal punt van aandacht… deze tip is uiteraard van toepassing bij de aansturing van alle teamleden. En wellicht nog belangrijker bij het aansturen van je high-performers. Zorg dat je hen niet extra belast, ook voor hen is thuiswerken anders en lastig.
7. Lach om jezelf
Als je voor het eerst aan volledig virtuele teams leiding gaat geven, dan ga je veel beginnersfouten maken. Dus neem jezelf niet te serieus, lach om jezelf en als je fouten maakt geef het dan ruiterlijk toe. Lach er met elkaar om, leer en groei.
Effectief leiderschap en hybride teams
COURIUS heeft een programma ontwikkeld waarbij je als leidinggevende van een hybride team op een praktische wijze wordt begeleid in het omgaan met de uitdagingen, en vooral kansen die dit biedt. We keken naar onderzoek over het functioneren van virtuele en hybride teams en spraken met een groot aantal van onze klanten. Die inventarisatie maakte duidelijk wat de grootste uitdagingen zijn als je leiding gaat geven aan een hybride team. Zo kwamen we tot zes modules die we tijdens deze tweedaagse training aanbieden:
- Online samenwerken
- Energiemanagement
- Terug op de werkvloer
- Omgang met medewerkers
- Ontspanning
- Innovatie
Wil je liever eens samen met je teamleden sparren over de (virtuele)samenwerking? Denk jij erover na om een ‘face-to-face’ teamsessie te organiseren om bewust aandacht te geven aan elkaar en de onderlinge verbinding, lering te trekken uit wat afgelopen periode jullie heeft geleerd over jezelf en de onderlinge samenwerking en van daaruit met elkaar de vertaalslag te maken naar keuzes hoe jullie de komende periode krachtig blijven samenwerken? Dan hebben wij een aantrekkelijk all-inclusive aanbod om jullie teamsessie volledig te faciliteren, inclusief een locatie die voldoet aan de nieuwe normen! Nieuwsgierig daarnaar? Neem contact op voor meer informatie of meld je aan voor de gratis online masterclass Hybride leiderschap.
Meer over virtuele teams & hybride werken
- Werken in een virtueel team
- Samenwerken in een virtueel team
- Is hybride leiderschap misschien oude wijn in nieuwe zakken?
4 antwoorden
Stuur mij een e-mail als er vervolgreacties zijn.Stuur mij een e-mail als er nieuwe berichten zijn.