Krachtige interacties
Deze tekst is een hoofdstuk uit het boek Verbindend Vermogen. In dit persoonlijke en praktische boek daagt Marco Buschman je uit te reflecteren op hoe jij Verbindend Vermogen inzet binnen je dagelijks werk en binnen je privé leven.
De mate van motivatie van een medewerker heeft een directe relatie met het aantal interacties met zijn of haar manager. – Bob Nelson
Persoonlijke inleiding
Na mijn studie aan de Koninklijke Militaire Academie heb ik de opleiding tot officier luchtgevechtsleiding gevolgd. Ik leerde daarbij vliegtuigen naar luchtdoelen te begeleiden. Ik verleende Nederlandse vliegers en die van onze NAVO-bondgenoten – door middel van radar en radio – begeleiding bij luchtverdedigingsoefeningen en luchtgevechten. Het was een baan met veel verantwoordelijkheid en een sterke piekbelasting. Een baan waarvan ik in het begin genoot, en waarvan ik al snel wist dat ik er geen verdere carrière in wilde maken. Daarvoor lag de focus te veel op het ontwikkelen van routine en het ‘slechts’ uitvoeren van je taak. Ik verlangde juist naar verandering en dynamiek.
Tijdens mijn periode als luchtgevechtsleider ontwikkelde ik een interesse in bedrijfskunde. Daarom begon ik naast mijn werk met een studie bedrijfskunde aan de Katholieke Universiteit Nijmegen. Mijn leidinggevende bij Defensie wist van deze opleiding en van mijn ongenoegen als gevechtsleider. Hij gaf me daarop de kans om mee te denken en werken aan een organisatieverandering. Naast een waardevolle les over leiderschap (‘Geef mensen verantwoordelijkheden die passen bij hun interesses’) was dit een prachtige kans om mijn opgedane kennis toe te passen en meer te leren over hoe organisaties werken.
Als welwillend amateur op het gebied van organisatieverandering maakte ik ambitieuze plannen en tijdslijnen om de veranderingen door te voeren. Daarbij verwachtte ik dat anderen vanuit loyaliteit mee zouden werken om deze plannen uit te voeren, zeker als ze ja hadden gezegd. De werkelijkheid bleek uiteraard – zeg ik nu – weerbarstiger.
Wat ik in deze periode geleerd heb, is dat organisaties uit mensen bestaan. En mensen willen gezien en gehoord worden bij het doorvoeren van veranderingen. Dat betekent dat je de vloer op moet om contact me ze te maken, een dialoog met ze te voeren; dat je echt moet willen begrijpen wat ze bezighoudt, waar hun wensen en zorgen zitten, et cetera. Pas dan en vanuit deze krachtige interacties is het mogelijk om aan te sluiten met je eigen boodschap. Het creëren van krachtige interacties is dus van groot belang bij het begeleiden van veranderingsprocessen én bij het creëren van duurzame verbinding met de ander. Daarbij heb ik bovendien gaandeweg geleerd wat krachtige interacties onderscheidt van reguliere interacties. In dit hoofdstuk deel ik mijn belangrijkste inzichten.
Vele interacties op een dag
Interacties vormen de basis voor het aangaan van verbinding met de ander, het organiseren van werk, het maken van gezamenlijke keuzen, et cetera. Je hebt dan ook de hele dag door interacties. Hoe krachtiger deze zijn, des te meer impact hebben ze op de verbinding en samenwerking. Om je te ondersteunen bij het creëren van krachtige interacties, heb ik acht tips op een rij gezet die je direct kunt toepassen.
Tip 1: Van ‘maar’ naar ‘en’
Sommige woorden in onze taal hebben een enorme impact op de effectiviteit van onze interacties. Bijvoorbeeld: ‘Je hebt prima werk geleverd, maar zorg er de volgende keer voor dat je op tijd oplevert.’ Door het maar-woord wordt de focus op het tweede deel van de zin gelegd en wordt dit ervaren als een oordeel. Of zoals de Engelsen zeggen ‘Everything before “but” is a lie.’ Krachtiger is het om gebruik te maken van het en-woord. Dat heeft een verbindende werking en geeft een positieve lading aan het tweede deel van de zin: ‘Je hebt prima werk geleverd, en zorg er de volgende keer voor dat je op tijd oplevert.’
Tip 2: Van ‘waarom’ naar ‘wat maakt’
Een ander woord dat veel impact heeft op de effectiviteit van interacties is het waarom-woord. Bijvoorbeeld: ‘Waarom heb je gekozen voor Laura als je vervanger?’ Het geeft de ander veelal het gevoel dat wat hij heeft gedaan niet goed is en dat hij zichzelf daarvoor moet verantwoorden. En ja, uiteraard hangt het ook sterk af van je toon, je intonatie en je non-verbale communicatie of de vraag die je met ‘waarom’ start op deze manier wordt ontvangen. Krachtiger is het om de vraag te starten met ‘wat maakt dat’. Bijvoorbeeld: ‘Wat maakt dat je hebt gekozen voor Laura als je vervanger?’ De lading van ‘wat maakt’ is veelal positiever in de beleving. Die zinsnede kenschetst immers een nieuwsgierige en onderzoekende houding, nodigt zodoende uit om te beantwoorden en zorgt daarmee dat er verbinding blijft.
Tip 3: Van ‘niet’ naar ‘wel’
Veel mensen hebben moeite met het beantwoorden van de vraag wat ze zouden willen veranderen in hun werk. En als ze al antwoord geven, spreken ze snel over wat ze niet meer willen. Bijvoorbeeld: ‘Ik zou niet meer willen overwerken.‘ Deze ‘niet’-antwoorden leveren over het algemeen geen energie op. Veel krachtiger is het om – in plaats van aan te geven waar je van weg wilt bewegen – te benoemen waar je naartoe wilt bewegen. Bijvoorbeeld: ‘Ik zou op vrijdagmiddag thuis willen werken.‘ Dat is waar de energie zit. Als de ander over de niet-kant gaat praten, grijp dan in en vraag: ‘En wat zou je wel willen?’
Tip 4: Van ‘je’ of ’men’ naar ‘ik’
Als ik in gesprek ben met teamleden over wat goed werkt en wat anders zou kunnen – bijvoorbeeld in de samenwerking binnen het team – dan spreken ze al snel in een veilige modus. Daarmee bedoel ik dat ze in plaats van uit te spreken wat zij zelf vinden, gebruik maken van veralgemeniseringen. In plaats van ‘Ik spreek anderen niet aan’ zegt een teamlid dan: ‘Wij spreken elkaar niet aan.’ De algemene constatering is natuurlijk wel degelijk van belang. Dat neemt echter niet weg dat hoe meer iemand formuleert in de ik-vorm, des te meer verantwoordelijkheid hij neemt voor zijn daden. En des te groter wordt de kans dat hij ook daadwerkelijk zelf verandering gaat aanbrengen. Als er gesproken wordt in algemene termen, vraag de ander dan te praten vanuit zichzelf, met ‘ik’.
Tip 5: Van passieve taal naar actieve taal
Zodra het over persoonlijke verantwoordelijkheid gaat, spreken veel mensen in passieve taal. Ze zeggen: ‘Er wordt hier veel geroddeld, daar zou wat aan gedaan moeten doen.’ Dit is een vrij passieve en weinig concrete uitspraak. Er ligt wel een goede observatie aan ten grondslag. Een stapje minder passief is het al als iemand zegt: ‘Ik zou er wat aan moeten doen als er geroddeld wordt.’ Daar ligt al een positieve intentie in besloten. Bouw deze uit! Met de vaagheid van de vervolgactie geeft iemand zichzelf toestemming om niet echt in beweging te komen. Het wordt anders als je zegt: ‘Ik ga vanaf nu mensen die beginnen te roddelen, direct aanspreken op hun gedrag.’ Dat is resultaatgericht gebruik maken van actieve taal. Als je met anderen in gesprek bent, vraag dan naar wat ze concreet gaan doen.
Tip 6: Van gedrag naar intentie
Irritaties ontstaan onder meer omdat anderen gedrag vertonen dat jij niet acceptabel vindt. Bijvoorbeeld: een medewerker blijft bij jou terugkomen om te vragen of de volgende stap die wordt gezet in een bepaald project ook volgens jou de juiste is. Daar kun je die medewerker op aanspreken door hem te vertellen dat dit echt anders moet. Je zult zien dat dat niet noodzakelijkerwijs leidt tot ander gedrag … Krachtiger is het om hem naar zijn intentie te vragen. Bijvoorbeeld: ‘Wat maakt dat je steeds de volgende stap bij mij komt checken?‘ Zodoende kom je erachter wat zijn drijfveer is en kun je hier een gesprek over aangaan. Daarmee pak je het kernprobleem aan en niet slechts de uiting ervan.
Je intentie gaat dieper dan je drijfveer voor een actie. Ze kan verwijzen naar een basisgevoel waaraan jij je verbindt, soms ook wel je roeping of je levensdoel genoemd. In de video van dr. Wayne Dyer wordt dit concept toegelicht. Aan welke intentie verbind jij je?
Tip 7: Van algemeen naar specifiek
Goede feedback draagt bij aan de groei van de ander. Een mededeling als ‘Je hebt het goed gedaan’ helpt niet echt. Zij is te algemeen waardoor de ander niet weet waar je het over hebt. Waar wordt op gedoeld bij ‘gedaan’ en wat betekent ‘goed’ eigenlijk? Het is krachtiger om specifiek aan te geven wat je hebt waargenomen, wat hij vooral moet behouden en wat hij kan doen om nog beter te worden. Bijvoorbeeld: ‘Je rapport over het incident van gisteren is feitelijk en helder. Dat geeft vertrouwen. En, wat ik de volgende keer graag wil is dat je tevens een oplossingsrichting vermeldt.’
Tip 8: Van compliment naar erkenning
Als er complimenten worden gegeven, gaan ze veelal over het bereikte resultaat. Bijvoorbeeld: ‘Wat fijn dat het is gelukt om vandaag de gegevens aan te leveren.’ Deze complimenten zijn belangrijk, blijf ze vooral geven en zorg dat ze oprecht zijn. Wat echter nog krachtiger is en rechtstreeks bij het hart binnenkomt, is erkenning geven. Hierbij benoem je expliciet de kwaliteiten die je in de andere persoon ziet. Bijvoorbeeld ‘Je bent betrouwbaar’ of ‘Je bent oprecht.’ De ander wordt op die manier gezien als mens en niet slechts als productiemachine. Je intentie gaat dieper dan je drijfveer voor een actie. Ze kan verwijzen naar een basisgevoel waaraan jij je verbindt, soms ook wel je roeping of je levensdoel genoemd. In de video van dr. Wayne Dyer wordt dit concept toegelicht. Aan welke intentie verbind jij je?
OEFENING: Eet een stukje olifant
Hoe eet je een olifant? Met stukjes en beetjes tegelijk. Vertaald naar persoonlijke ontwikkeling is de essentie van deze uitspraak de volgende: in plaats van te focussen op het doorvoeren van vele veranderingen tegelijk en ze direct perfect te willen doen, kies je één verandering waarmee je aan de slag wilt gaan. Kies daarbij voor een verandering waarvan je merkt dat zij bijvoorbeeld je interesse heeft of waarvan je verwacht dat ze grote impact zal hebben op het gewenste doel. Als je de verandering gekozen hebt, ga dan over tot actie. Experimenteer en reflecteer totdat je de essentie begrijpt en de verandering onderdeel is van je denken, houding en gedrag. Kies daarna een volgende verandering, et cetera.
Als je nogmaals de bovenstaande acht tips doorleest (waaraan je ongetwijfeld zelf nog andere tips weet toe te voegen), wat is dan één tip waarmee jij binnen je interacties met anderen gaat experimenteren? Wat maakt dat je juist voor die tip kiest? Wat verwacht je dat de impact is op jezelf en de ander als je deze tip gaat toepassen? Hoe en wanneer ga je hier concreet mee aan de slag? Hoe ziet dat eruit en wie kan je daarbij helpen? En dan … actie!
Open en eerlijke interacties zijn een onuitputtelijke bron van verbinding en de basis voor (organisatie)verandering.
Marco Buschman heeft een achtergrond als leidinggevende bij de Koninklijke Luchtmacht en Capgemini. Sinds tien jaar werkt hij internationaal als leiderschapstrainer, team- en executive coach, consultant en facilitator voor grote organisaties. Marco is Master Certified Coach (MCC) en auteur van Verbindend Vermogen: vergroot je impact op de ander, je team en je organisatie.
1 antwoord
Stuur mij een e-mail als er vervolgreacties zijn.Stuur mij een e-mail als er nieuwe berichten zijn.