E-mail minder, voer meer gesprekken
Net als televisie is e-mail niet meer weg te denken uit onze maatschappij. En als ik e-mail zeg, dan bedoel ik gemakshalve ook SMS, Messenger, iMessage, WhatsApp, etc. Dat is nog niet eens zo lang het geval. Pas 20 jaar geleden werd er langzamerhand gebruik gemaakt van e-mail bij bedrijven. De postduif was toen al wel verleden tijd, maar het systeem van communiceren lag tot dat moment dichter bij de postduif dan bij de e-mail. Je stuurde namelijk iemand een brief. Die brief was tot 25 à 30 jaar geleden getypt op een typemachine of handgeschreven. Maar laten we eens even zeggen dat die brief keurig netjes op WordPerfect 5.1 was gemaakt (F6 is vet drukken). Als je dan twee weken later nog geen reactie had, dan ging je er toch eens achteraan bellen. Tegenwoordig denken ze dat je dood bent als je niet uiterlijk dezelfde dag hebt gereageerd.
Mailen met/als de manager
In die wereld en met dat verwachtingspatroon is er een schone taak weggelegd voor jou als manager. Voor veel mensen is het een drempel om naar de manager te mailen. Zorg dat je in ieder geval snel reageert. Een snelle reactie van de leidinggevende wordt altijd gewaardeerd. En zorg dat je nooit kritisch reageert in de mail. Het komt altijd harder over dan je bedoelde. Als je je al irriteert aan een mail, wacht dan op een rustig moment om er bij iemand persoonlijk op terug te komen.
Het kan ook zijn dat je iets wilt mailen naar je medewerkers. Doe dat dan alleen bij niet te zwaarwegende zaken. Als je iets gedaan wilt krijgen van je medewerkers, doe dat dan in ieder geval niet dominant. Jij kunt namelijk niet bepalen wat het humeur van de lezer is op het moment van openen en je weet ook niet hoe de ander het zal interpreteren. Veel misverstanden en irritaties zijn ontstaan door een onzorgvuldige e-mail. Ik heb zelf een manager gehad die wel altijd adequaat op mail reageerde, maar nooit zelf een mailwisseling begon. Dat werkte heel goed. Ook voor hem, want hij had veel minder e-mail te verwerken dan ik.
Irritaties van/via de e-mail
Ook bijzonder: mensen die altijd reageren via “allen beantwoorden”. Het is een profileringsdrang die door niemand wordt gewaardeerd en die leidt tot grote hoeveelheden mail in de inbox. “Ik kan helaas niet bij de vergadering zijn”, “Ik wel”, “Tot zo”, “Heeft iemand de notulen van de vorige keer nog?”, “Ik zit nog even bij een klant”, “Zullen we maar wat later beginnen dan?”… Stop daarmee!
Ga in gesprek met elkaar
De meest vervelende, maar tevens grappigste mailwisselingen zijn die waarin jij ineens in de CC wordt meegenomen. Kennelijk heeft de conversatie het punt bereikt dat men vindt dat jij ingeschakeld moet worden. Niet zelden zijn dat hoog opgelopen discussies. Ik maak er dan een gewoonte van om helemaal naar onderen te scrollen en zo’n mailwisseling vanaf het begin te lezen. En werkelijk altijd vraag ik me af wat mensen doet besluiten om niet te bellen, niet bij elkaar langs te lopen, maar zo’n eindeloze mailwisseling te blijven volhouden. Ik bel dan meestal even naar beide partijen en vraag ze waarom ze nog niet met elkaar hebben gesproken (meestal angst of luiheid). Ik vraag ze om dit alsnog te doen en mij in te schakelen als ze er daarna niet uitkomen. Je snapt al dat ze er dan altijd samen uit komen.
Samenvattend: postduiven, brieven, mailen, sms-en en WhatsAppen, het brengt allemaal risico’s met zich mee. Ouderwets bellen of langslopen levert uiteindelijk meer op dan het kost.
2 antwoorden
Stuur mij een e-mail als er vervolgreacties zijn.Stuur mij een e-mail als er nieuwe berichten zijn.